Text copied to clipboard!
Başlık
Text copied to clipboard!Toplantı Planlayıcısı
Açıklama
Text copied to clipboard!
Toplantı ve etkinliklerin başarılı bir şekilde organize edilmesini sağlamak üzere deneyimli bir Toplantı Planlayıcısı arıyoruz. Bu pozisyon, şirket içi ve dışı toplantıların, seminerlerin, konferansların ve diğer kurumsal etkinliklerin planlanması, koordinasyonu ve yürütülmesinden sorumludur. Adayın, detaylara dikkat eden, zaman yönetimi konusunda yetkin ve iletişim becerileri güçlü biri olması beklenmektedir.
Toplantı Planlayıcısı, etkinliklerin bütçeye uygun şekilde gerçekleştirilmesini sağlamak, mekan seçiminden katılımcı listelerinin oluşturulmasına kadar tüm süreci yönetmekle yükümlüdür. Ayrıca, tedarikçilerle ve hizmet sağlayıcılarla etkili iletişim kurarak, gerekli tüm lojistik düzenlemeleri yapmalıdır. Etkinlik sırasında ve sonrasında geri bildirim toplayarak sürekli iyileştirme süreçlerine katkıda bulunması da beklenmektedir.
Bu rol, aynı zamanda şirketin marka imajını yansıtan profesyonel etkinliklerin düzenlenmesini sağlayarak, müşteri ve çalışan memnuniyetini artırmayı hedefler. Toplantı Planlayıcısı, farklı departmanlarla iş birliği içinde çalışarak, etkinliklerin hedeflere uygun şekilde gerçekleştirilmesini sağlar. Dijital araçları etkin kullanabilen, kriz anlarında hızlı çözüm üretebilen ve çoklu görevleri aynı anda yürütebilen adaylar bu pozisyon için idealdir.
Başarılı bir Toplantı Planlayıcısı, yaratıcı düşünme yeteneğine sahip olmalı, aynı zamanda analitik becerilerini kullanarak etkinliklerin başarısını ölçümleyebilmelidir. Bu pozisyon, hem küçük ölçekli toplantılar hem de büyük çaplı organizasyonlar için planlama yapmayı gerektirir. Adayın, seyahat engeli olmaması ve gerektiğinde esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilmesi önemlidir.
Sorumluluklar
Text copied to clipboard!- Toplantı ve etkinliklerin planlanması ve organize edilmesi
- Etkinlik bütçelerinin hazırlanması ve takibi
- Mekan, tedarikçi ve hizmet sağlayıcılarla iletişim kurulması
- Katılımcı listelerinin oluşturulması ve davetiyelerin gönderilmesi
- Etkinlik sırasında lojistik desteğin sağlanması
- Etkinlik sonrası geri bildirimlerin toplanması ve raporlanması
- İç ve dış paydaşlarla koordinasyon sağlanması
- Etkinliklerin şirket hedeflerine uygunluğunun kontrol edilmesi
- Dijital araçlar kullanılarak etkinlik yönetiminin yapılması
- Kriz anlarında hızlı ve etkili çözümler üretilmesi
Gereksinimler
Text copied to clipboard!- Üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun olmak
- Toplantı ve etkinlik planlama konusunda en az 2 yıl deneyim
- MS Office ve etkinlik yönetim yazılımlarına hakimiyet
- İyi derecede yazılı ve sözlü iletişim becerisi
- Zaman yönetimi ve organizasyon becerilerinde yetkinlik
- Detaylara dikkat eden ve çözüm odaklı çalışma anlayışı
- Takım çalışmasına yatkınlık
- Yoğun çalışma temposuna ve esnek saatlere uyum sağlayabilme
- Yaratıcı düşünme ve problem çözme yeteneği
- Seyahat engelinin bulunmaması
Potansiyel mülakat soruları
Text copied to clipboard!- Daha önce organize ettiğiniz en büyük etkinlik neydi?
- Etkinlik planlama sürecinde karşılaştığınız en büyük zorluk neydi ve nasıl çözdünüz?
- Bütçe yönetimi konusunda deneyiminiz nedir?
- Hangi etkinlik yönetim yazılımlarını kullandınız?
- Birden fazla etkinliği aynı anda nasıl yönetirsiniz?
- Tedarikçilerle yaşadığınız bir anlaşmazlığı nasıl çözdünüz?
- Katılımcı memnuniyetini nasıl ölçümlersiniz?
- Zaman baskısı altında nasıl çalışırsınız?
- Etkinlik sonrası raporlama süreciniz nasıldır?
- Takım içinde nasıl bir rol üstlenirsiniz?
